{ 2007 12 31 }

Guide for Writing to Me (Don’t Go Fandango on My Nerves!)

All I’m going to say is pretty much the same as in here. If you don’t want to read my rants, at least take a look at the linked HOW-TO (chances are that you’ve read that already.)
And I just have to write the rest in Farsi.

من معمولاًً روزي بين دو تا ده نامه شخصي و کاري دريافت مي کنم و مي فرستم. اگر مطالبي که در بلاگ ها و forumها و newsgroup ها و مانند آن ها مي نويسم رو هم بشماريم، بيشتر از 20 تا در روز مي شه. فعلاً به مطالبي که خودم مي نويسم کاري ندارم و مي خوام در مورد نامه هايي که ديگران براي من مي فرستند صحبت کنم (متوجه هستيد که منظورم از نامه فقط email نيست، و همه اون موارد ديگه رو هم شامل ميشه.) اگر مي خواهيد براي من يا هر کس ديگر نامه اي بفرستيد، منطق و ادب و اخلاق و حتي انسانيت حکم ميکنه که اين موارد رو رعايت کنيد:

  1. عنوان درست: خواهش مي کنم اگر هيچ کدوم ديگه از اين توصيه هاي من رو جدي نمي گيريد، اين يکي رو بي خيال نشيد. براي نامه تون يک عنوان (يا همون subject) درست انتخاب کنيد. با اينکار نه تنها کار رو براي من آسون مي کنيد، بلکه شانس خونده شدن نامه توسط من رو هم افزايش مي ديد. تعداد نامه هايي که از newsgroup ها و mailing list هاي مختلف در هر روز براي من و امثال من مياد به شدت زياده (200-300 تا در روزهايي که هوا مساعد نيست!) همين تعداد هم نامه junk و spam اضافه کنيد تا بفهميد که شانس خونده شدن يک نامه توسط من نسبت مستقيمي با فرستنده و موضوع نامه داره. (در مورد فرستنده در ادامه مي نويسم) بيشتر از نصف نامه هاي غير مزخرفي که هر روز به من مي رسند، فقط عنوانشون خونده مي شه و متنشون رو حتي load هم نمي کنم. براي اينکه شانس خونده شدن نامتون بالا بره، يک عنوان درست، موجز و informative براش انتخاب کنيد. به عنوان راهنمايي مي گم که “help” و همه اقسامش به همه زبانها عنوان خوبي نيست (حالا هر چند تا هم که براش علامت سؤال و تعجب بگذاريد!) باور کنيد هربار که يک نامه با عنوان “komak” يا “help” يا “mr zhian” يا “project” يا “meeting” يا “جلسه” يا “problem” يا “برنامه” يا “link” يا “hello” يا اين جور چيزها مي بينم دلم مي خواد نخونده پاکش کنم. هرچند معمولاً اين کار رو نمي کنم، ولي بدونيد که همچين عناويني باعث ترشح ايد معده من مي شه که سه تا نتيجه داره: يکي اينکه من زودتر زخم معده ميگيرم، دوم اينکه با مزاج ترش و اوقات تلخ نامه شما رو مي خونم و احتمالاً جواب مي دم و سوم اينکه فرستنده اون نامه يک قدم به بيرون افتادن از ليست کساني که من اصلاً عنوان نامه هاشون رو مي خونم نزديک مي شه. حتي بعضي      ها، عنوان نامه هاشون رو خالي رها مي کنند!
    موقع نوشتن عنوان نامه، دست کم به دو موضوع فکر کنيد: اينکه گيرنده وقتي اولين بار اون نامه رو مي بينه چه فکري در مورد محتوياتش مي کنه و دوم اينکه اگر شش ماه بعد خواست از بين 50000 نامه اي که در آرشيوش داره اين نامه خاص رو پيدا کنه مي تونه اين کار رو با يک يا دو جستجو روي عناوين انجام بده يا نه.
  2. لحن مناسب: اين يکي رو خودتون مي تونيد حدس بزنيد. فقط در نظر داشته باشيد که email به عنوان يک رسانه به نويسنده اجازه مي ده که لحن غير رسمي تري نسبت به ساير انواع ابزار ارتباطي انتخاب کنه، هرچند در نهايت لحن نوشتن به آدمهاي مختلف بايد با هم متفاوت باشه.
  3. محتوي: اگر براي من چيزي مي فرستيد، بهترين کاري که مي تونيد انجام بديد اينه که به من يک چيز جديد ياد بديد. اگر اين کار رو نمي کنيد، دست کم مي تونيد وقت من رو تلف نکنيد و يا چيزي براي من نفرستيد يا اصل مطلب رو بنويسيد و بي دليل حاشيه نريد. هر چند، تحت هيچ شرايطي اطلاعات مهم و مربوط به موضوع رو حذف نکنيد. در ضمن در نظر داشته باشيد که اگر در جواب نامه 3000 کلمه اي تون فقط يک “نمي دونم” يا “نظري ندارم” يا “نه” يا “OK” دريافت کرديد، من فقط دارم به وقت شما احترام مي گزارم.
  4. فرستنده، گيرنده: هميشه به بخشهاي From و To و CC و BCC نامه هايي که دريافت مي کنيد و مي فرستيد دقت کنيد. اين موضوع خيلي مهمه. اگر نامه اي رو دريافت مي کنيد، ببينيد اسم شما در کدوم قسمت آمده. اگر در To نيستيد، احتمالاً فرستنده از شما انتظار جواب نداره و فقط جهت اطلاع رونوشت email رو براي شما هم فرستاده (البته هميشه اين طور نيست، مثلاً mailing list ها.) به فرستنده نامه ها دقت کنيد ولي اصلاً به فيلد From اعتماد نکنيد. هر کسي ميتونه هر اسم يا هر آدرسي رو اونجا بنويسه. موقع فرستادن نامه از فيلدهاي To، CC و BCC درست استفاده کنيد (مخصوصاً BCC.) اگر نامه اي رو براي جمع کثيري که ممکنه همديگر رو نشناسن (يا نخوان که بشناسن) مي فرستيد، همه آدرس هاشون رو توي BCC بنويسين، وگرنه همشون آدرسهاي همديگه رو خواهند ديد. به privacy مردم احترام بگزاريد.
  5. پيوست ها: يادتون باشه که من و خيلي هاي ديگه از webmail استفاده نمي کنيم. بنابراين، وقتي فايلي رو به يک نامه پيوست مي کنيد، احتمالاً (بسته به تنظيمات client اي که استفاده مي کنيم) اون فايل روي کامپيوتر ما download مي شه و پناي باند و فضاي ديسک ما رو مصرف مي کنه. بنا براين لطفاً چرنديات attach نکنيد. اگر فايلي يک جايي آن لاين وجود داره و موجود مي مونه، کافيه که لينکش رو بفرستيد که علاوه بر صرفه جويي حدود 33 درصدي در پهناي باند گيرنده، براي فرستنده هم خيلي راحت تره. کلاً از پيوست ها سوء استفاده نکنيد. فايلهاي پيوست رو حتماً با يک نرم افزار فشرده سازي مناسب (يعني معادل opensource اش براحتي قابل دسترسي باشه) فشرده کنيد، مگر بعضي انواع فايلها که با روشهاي خاص منظوره فشرده مي شوند (JPEG، اغلب قالبهاي موسيقي و فيلم،…) بهتره که بخشهايي از فايلهاي متني مربوط به موضوع نامه رو داخل نامه هم ذکر کنيد (مخصوصاً کد) ولي چون ممکنه قالب بندي اين فايلها به هم بريزه و قابل خواندن نباشه، پيوست کردنشون هم کار خوبيه.
    فرستادن يک فايل با قالبي غير قابل خواندن براي من بزرگترين توهينه. کامپيوتر من که سطل زباله نيست که هر نرم افزار آشغالي را روي آن نصب کنم تا بتونم فايلي که تصادفاً يک نفر براي من فرستاده رو باز کنم.
  6. Forward: اگر نامه اي را براي کسي forward مي کنيد، اولاً مطمثن شويد که طرفتون حداقل کمي به محتوي نامه علاقه مند باشه. نوشتن نامه براي بعضي ها مشکله، به همين خاطر آدم لازم نيست نگران اينکه اونها inbox اش رو با مطالب صد تا يک غاز پر کنند باشه، ولي به همون اندازه فشردن دکمه Forward راحته. دوم اينکه دست کم چرندياتي که Yahoo و امثال آن به ابتدا و انتهاي email اضافه ميکنند رو حذف کنيد. با انجام ندادن همين کار ساده نشون مي ديد که يا توانايي و دانشش رو نداريد يا تنبل هستيد يا هيچ ارزشي براي طرف گيرنده قايل نيستيد. هيچ کدوم از اين ها نشان از شخصيت والايي نداره!
    اگر مطلبي که براي کسي forward مي کنيد احتياج به توضيح داره، اين توضيح رو قبل از متن forward شده بنويسيد و امضا کنيد. اگر همه مطلبي که براي شما فرستاده شده رو عيناً forward نمي کنيد، حتماً اين موضوع رو ذکر کنيد!
  7. پاسخ: ساده ترين اشتباهي که خيلي ها مرتکب مي شوند اينه که جوابشون رو بالاي نامه اي که براشون فرستاده شده مي نويسند و کل متن نامه اصلي رو هم زير متن خودشون اضافه مي کنند! کمي به اين موضوع فکر کنيد! اگر اين نامه چند بار بره و برگرده به چه وضعي در مي ياد! هميشه اگر مي خواين متن اصلي رو هم در پاسخ خودتون بگنجونيد (به صورت تقريباً کامل) بايد اون رو ابتدا بياريد و بعد جواب خودتون رو بنويسيد. بهتره sig block ها و تبليغات و اين چيزها رو هم کاملاً حذف کنيد.
    يک راه ديگه اينه که اگر نامه دريافتي چند قسمت منطقي داره، جواب هر قسمت رو جداگانه بعد از همون قسمت بديد (اينجاست که اگر نويسنده اول اصول نگارش و پاراگراف بندي رو رعايت نکرده باشه وضع karmaش حسابي خراب ميشه!
    به اينکه جواب شما به کجا ميره خيلي دقت کنيد. اگر نامه اول چند تا گيرنده داشته باشه يا به يک گروهي چيزي ارسال شده باشه، احتمالاً بايد از امکانات “Reply to All” يا “Reply to List” يا اين جور امکانات که خيلي از mailer ها دارند استفاده کنيد يا حتي دستي يک آدرس رو تايپ کنيد (واي خداي من! چه مصيبتي!)
  8. قالب و زبان: خواهش مي کنم اگر زبان انگليسي تون خوب نيست سعي نکنيد به انگليسي بنويسيد. مگر فارسي چه اشکالي داره؟ (به هر حال من که به غير از اين دوتا زبان ديگه اي بلد نيستم.) لطفاً تحت هيچ شرايطي به فينگليش چيزي ننويسيد مگر اينکه شما يا طرفتون اصلاً انگليسي بلد نباشيد و به هيچ روشي نتونيد فارسي رو با format قابل تحمل بنويسيد.
    تا جايي که مي تونيد نامه هاتون رو متن ساده (در مقابل rich text يا HTML) بنويسيد ولي نوشتن در قالب HTMLاي که استاندارد باشه و کورکننده و کشنده سلولهاي مغزي نباشه اصلاً کار بدي نيست.
    حتماً حتماً از يکي از encoding هاي UNICODE استفاده کنيد. UTF-8 رو به شدت توصيه ميکنم (مگر اينکه بخوايد متن ژاپني بنويسيد.) شما رو به هر خدايي که مي پرستيد قسم مي دم که از Windows-1256 و ساير اين مزخرفات دست برداريد و بگذاريد اين آشغالها منقرض شند. خواهش مي کنم!

فعلاً اين ليست باشه تا بعداً (احتمالاً به کمک comment هاي احتمالي ديگران) کاملش کنم.

Printer-friendly version Printer-friendly version

Posted by yzt on Monday, December 31st, 2007, at 20:03:37 (\1199160217\PST\C-0800), and filed under rants, stupidity.

Follow any responses to this entry with the RSS 2.0 feed.

You can post a comment, or trackback from your site.